Buenas prácticas de la administración de empresas que sirven para las PYME

Visión Sostenible |20|1|2022|

El teletrabajo puede ayudar a que los colaboradores sean mucho más eficientes. El trabajo remoto no sólo puede hacer más efectivos a los trabajadores, sino que también resulta una muy buena alternativa para la gestión de PYMES.

En los últimos dos años, el trabajo desde casa ha aumentado de manera exponencial y este es un factor que es tomado muy en cuenta por las empresas para generar buenas prácticas de administración.

Numerosos estudios han comprobado que el teletrabajo puede ayudar a que los colaboradores sean mucho más eficientes durante sus jornadas. Por ejemplo, un estudio de Cisco, empresa líder a nivel mundial en la fabricación y venta componentes de red y productos de telefonía IP, reveló que el teletrabajo puede incrementar hasta en un 27% la productividad laboral y reducir alrededor del 60% de las ausencias no programadas de empleados.

Lo realmente sorprendente es que el trabajo remoto no sólo puede hacer más efectivos a los trabajadores, sino que también resulta una muy buena alternativa para la gestión de PYMES. Por eso, conviene tomar en cuenta métodos, prácticas y acciones que ejecutan las grandes empresas y que flexibilizan la actividad gerencial y permitan tener control a distancia. De esa forma se propicia la estabilidad operativa y la optimización, sin pasar horas demás en la oficina ni sacrificar tiempo.

A continuación, se cita algunas prácticas de administración de empresas a distancia:

1. Contar con un plan de trabajo medible

Es importante no confundir flexibilidad con improvisación, descuido o negligencia. Aunque todos trabajen desde casa en algunas ocasiones, el control sobre la empresa y la importancia de cumplir con las reglas debe ser la misma.

Por ello, una de las buenas prácticas de empresas grandes es crear un plan de trabajo que se pueda seguir y analizar independientemente del lugar en que se encuentren todos. Este puede tener una extensión mensual o trimestral, necesita contemplar tareas y responsables, además de fecha de vencimiento de tareas y objetivos.

2. Definir un cronograma de interacción

Algunos emprendedores se resisten a la gestión a distancia pues consideran que perderán el control sobre sus trabajadores. Pero, esto sólo sucede si no se toman las precauciones necesarias; definir un cronograma de interacción es una de ellas.

En la actualidad existen múltiples medios y plataformas de comunicación a distancia, tanto pagadas como gratuitas, que permiten una comunicación regular entre administradores y colaboradores, aunque no estén en el mismo espacio físico. Lo más recomendable es optar por una herramienta que ofrezca un plan empresarial con varias funcionalidades, como videollamadas múltiples y chats de mensajería instantánea.

3. Definir una estructura jerárquica clara

Las tendencias empresariales actuales intentan darle al trabajador autonomía y capacidad de toma de decisiones inmediata en las situaciones relacionadas con sus labores y campo de especialización. Sin embargo, siempre debe haber un líder al que acudir cuando sea necesario. Esto no quiere decir que los gerentes sean inaccesibles y se aparten del talento humano; simplemente, es importante que ellos no asuman toda la carga o sean líderes únicos que atiendan directamente las necesidades de todas las áreas del negocio.

4. Desarrollar programas de capacitación

Los empleados altamente capacitados y con verdaderos conocimientos de sus áreas de desempeño son mucho más autónomos, dinámicos y proactivos, lo cual es fundamental cuando se labora de manera remota. En ese sentido, las empresas grandes han fortalecido sus programas de capacitación interna, con conferencias, webinars, talleres y otros métodos de formación flexibles, pero enriquecedores, preferiblemente desarrollados a través de medios digitales.

Un ejemplo en nuestro medio lo da el Banco de Crédito con su programa “BCP Expert”, con el cual facilita que sus colaboradores logren certificaciones en diversos cursos a través de las plataformas Coursera y Udemy, todo bajo el formato online y hasta el momento logró que al menos 100 colaboradores obtengan certificaciones en capacidades que mejoran el desarrollo de su trabajo.

5. Crear un cronograma de auditorías y revisiones internas

Uno de los mayores peligros dentro de una empresa emergente es que se expanda la sensación de que no hay a quien rendirle cuentas. Eso puede ser un detonante de caos, impresiones, displicencia, fallas y deficiente servicio al cliente, entre muchas otras.

Por eso, dentro de una compañía debe haber mecanismos de control y evaluación de rendimiento, que concienticen a los miembros del talento humano sobre la relevancia de sus labores y la necesidad de que se desarrollen de la mejor manera. Se debe informar al personal sobre estas evaluaciones y difundir de manera precisa los resultados de la misma.

6. Definir un horario de atención total

Se debe definir un horario de trabajo específico, en el que todos los trabajadores dedicarán toda su atención a los aspectos relacionados con el negocio. De esa forma sabrán cuáles son las mejores horas para contactarte y realizarte algún tipo de consulta; en el resto de las horas del día, se debe respetar el descanso y las actividades personales.

Con el surgimiento del “home office” también creció la complicación para delimitar el tiempo entre el trabajo de oficina y el de actividades personales. En ese sentido, por ejemplo, en Colombia el pasado 6 de enero se sancionó la ley de Desconexión Laboral, que busca que los trabajadores o servidores públicos puedan disfrutar plenamente de su tiempo de descanso y balancear así su vida personal y familiar con la laboral.

7. Controlar el inventario de forma inteligente

Una de las grandes preocupaciones de los emprendedores es experimentar pérdidas de insumos, productos y mercancías cuando se encuentran fuera de sus negocios. Por esa razón, implementar tecnologías y crear esquemas de trabajo permiten gestionar de forma inteligente los inventarios y almacenes. Valerse de la tecnología para gestionarlos con los mejores principios logísticos y de distribución de espacios, disponer de cámaras e, incluso, personal de seguridad en los lugares de acopio de productos o mercancías de valor es importante.

8. Comunicarse de forma remota con aliados comerciales

Sustituir las reuniones en físico de una empresa por videollamadas y otras formas de interacción modernas, flexibles y efectivas permite cuidar la relación con proveedores, inversionistas. Contrario a lo que algunas personas piensan, sustituir la interacción personal por la digital ya no es visto de forma negativa.

9. Trabajar de la mano de un equipo multidisciplinario

Preferiblemente el equipo de trabajo debe estar compuesto por profesionales y empleados de distintos departamentos, que puedan suministrar información sobre cada uno de ellos. Al intercambiar datos y perspectivas entre sí, los miembros de este grupo fomentan mayores niveles de conocimiento en la organización y una mayor integración interdepartamental, características claves de las empresas exitosas.

10. Centralizar la información

En la actualidad existen múltiples herramientas de gestión que posibilitan la obtención de información necesaria, aunque uno no esté en un lugar perteneciente a su empresa. Estas soluciones cuentan con bases de datos que centralizan toda la información relevante, permitiendo el acceso a ella desde diferentes lugares y dispositivos.

Para que estas soluciones sean realmente eficientes y proporcionen el crecimiento sustentable es indispensable que estén acompañadas de un servicio posventa de calidad. Hablamos de capacitación gratuita, soporte oportuno y asesoramiento continuo por parte de su proveedor.